Wat is een boekingsmotor en heb je er een nodig?

Een boekingsmotor is de knop op je eigen website waarmee een gast in een paar stappen een kamer reserveert en meteen betaalt, zonder dat er een platform tussen zit.

Het probleem

Veel kleinschalige accommodaties hebben wel een website, maar geen manier om daar direct te boeken. De gast moet bellen, mailen of alsnog via Booking. Elke extra stap kost je boekingen, want de gast die nu wil reserveren, wil niet wachten op een mailtje terug.

Zonder boekingsmotor stuur je gasten die je site al gevonden hebben terug naar het platform, waar je weer commissie betaalt. Dat is zonde, want dit zijn precies de gasten die je gratis had kunnen houden.

Hoe een boekingsmotor werkt

Een boekingsmotor doet vier dingen:

1. Toont beschikbaarheid. De gast kiest data en ziet welke kamers vrij zijn.
2. Rekent de prijs uit. Inclusief eventuele toeslagen, kortingen of pakketten.
3. Verwerkt de betaling. Via een betaalprovider, met iDEAL, creditcard of betaling bij aankomst.
4. Bevestigt automatisch. De gast krijgt een bevestiging, jij krijgt de boeking in je agenda.

Het verschil met een platform zit in het verdienmodel. Een platform brengt verkeer en rekent commissie. Een boekingsmotor verwerkt verkeer dat je zelf binnenhaalt, tegen een vast bedrag.

Boekingsmotor, PMS of channel manager: wat is wat

Deze drie worden vaak door elkaar gehaald, maar ze doen elk iets anders. Een boekingsmotor is de boekingsknop op je eigen site: hij neemt de reservering en de betaling aan. Een PMS (property management system) is je administratieve hart erachter: het houdt bij wie wanneer komt, regelt facturen en je dagelijkse overzicht. Een channel manager is de verkeersregelaar die je beschikbaarheid synchroon houdt tussen je eigen boekingsmotor en platforms als Booking.

Voor 5 tot 15 kamers heb je niet alles tegelijk nodig. Veel eigenaren beginnen met een boekingsmotor en voegen een PMS toe zodra het handwerk te veel wordt. Het verschil tussen een PMS en een boekingsmotor leggen we apart uit, want het bepaalt welke je eerst koopt. Wil je het grotere plaatje, dan zet het overzicht over directe boekingen alles op een rij. En om verkeer naar je eigen knop te krijgen, helpen de tactieken voor meer directe boekingen je op weg.

Wanneer heb je er een nodig?

Kort gezegd: zodra je meer dan een paar directe boekingen per maand wilt verwerken. Reken het na. Stel een boekingsmotor kost je 25 euro per maand, dan is dat 300 euro per jaar. Eén directe boeking van 120 euro waarover je anders 20 euro commissie had betaald, levert je dat bedrag al voor een groot deel terug binnen een paar maanden.

Veelgemaakte fouten

• Een gratis module nemen die alsnog commissie rekent. Lees de voorwaarden. Sommige gratis boekingsmotoren verdienen aan een percentage per boeking.
• De boekingsknop verstoppen. Zet hem prominent op je homepage en op elke kamerpagina, niet weggestopt onder een menu.
• Geen betaling vooraf instellen terwijl dat wel past. Vooruitbetaling verlaagt no-shows. Of dat bij jou past hangt af van je type gast.

Wat je nu kunt doen

Weet je dat je een boekingsmotor wilt, dan is de volgende vraag welke. Lees boekingsmodule kiezen: de opties vergeleken en bekijk of je daarvoor een channel manager nodig hebt. Wil je eerst zien wat directe boekingen je opleveren, reken het door met de besparingscalculator.