PMS voor kleine accommodaties uitgelegd: heb je het nodig?

Een PMS is software die je boekingen, kamers en gasten op een plek beheert. Voor een accommodatie met 4 kamers is dat vaak overkill, voor een met 12 een verademing. De vraag is dus niet of het handig is, maar of het meer oplevert dan het kost.

Het probleem

Stel je hebt 6 kamers en draait nu 70 procent via Booking.com. Je houdt je reserveringen bij in een Excel-bestand, een papieren agenda of gewoon in je hoofd. Dat werkt, tot het misgaat. Twee gasten in dezelfde kamer, een dubbele boeking tussen Booking en je eigen site, of een gast die belt over een reservering die je nergens terugvindt.

Hier komt de term PMS langs. PMS staat voor Property Management System: software die de dagelijkse administratie van je accommodatie beheert. Wie komt wanneer, in welke kamer, of er betaald is en welke kamers nog vrij zijn. Het is de centrale agenda en kassa van je accommodatie in een systeem.

Het verwarrende is dat een PMS vaak in een adem wordt genoemd met twee andere systemen die iets anders doen:

• Boekingsmotor (ook wel reserveringssysteem of booking engine): neemt boekingen aan op je eigen website en int de betaling. Dit is de voordeur.
• Channel manager: houdt je beschikbaarheid en tarieven gelijk over al je kanalen, zoals Booking.com, je eigen site en Bedandbreakfast.nl. Dit voorkomt dubbele boekingen.
• PMS: beheert wat er achter de voordeur gebeurt. Kamertoewijzing, in- en uitchecken, gastgegevens en je totale bezetting.

Een vergelijking helpt. Zie je accommodatie als een winkel. De boekingsmotor is de kassa bij de voordeur: daar komt de bestelling binnen en wordt betaald. De channel manager is de etalage op vier plekken tegelijk, die ervoor zorgt dat het laatste exemplaar overal tegelijk uit de etalage verdwijnt zodra iemand het koopt. Het PMS is het magazijn en de boekhouding erachter: wat ligt er, voor wie is het, en wat is de status. Drie taken, drie systemen, ook als ze in één pakket zitten.

Veel kleine accommodaties hebben de boekingsmotor en de channel manager al gecombineerd in één pakket en denken dan dat ze ook een PMS nodig hebben. Dat is lang niet altijd zo. Voor een B&B met 6 kamers is de bezetting overzien meestal geen los systeem waard, omdat je de meeste gasten zelf inboekt en je kamers op je vingers kunt natellen. Pas als de aantallen oplopen wordt het PMS de plek waar je niet meer omheen kunt. Wat een boekingsmotor precies wel en niet doet, lees je in wat een boekingsmotor is en welke past bij jouw accommodatie.

Rekenvoorbeeld

De afweging is simpel: bespaart een PMS je meer tijd dan het per maand kost? Tijd reken je door tegen wat een uur van jou waard is. Onderstaande tabel zet de maandkosten van een PMS naast de tijd die je nu kwijt bent aan handmatig beheer.

Als je je eigen uur op 35 euro waardeert, is 5,5 uur ruim 190 euro per maand waard. Tegen 80 euro voor het PMS hou je dan netto ruim 110 euro plus minder fouten over. Dat klopt voor een accommodatie met 8 of meer kamers en meerdere kanalen.

Draai je 4 kamers met vooral terugkerende gasten en weinig kanalen, dan ziet de som er anders uit. Dan ben je misschien 2 uur per maand kwijt aan administratie en verdient een los PMS van 80 euro zich niet terug. 2 uur tegen 35 euro is 70 euro, en daar betaal je 80 euro voor. Je legt dan geld toe op een systeem dat tijd bespaart die je nauwelijks kwijt was.

Let ook op de verborgen kosten. Een dubbele boeking kost je niet alleen het uur om hem op te lossen, maar soms ook een boze review of een gast die je elders moet onderbrengen. Eén misgelopen weekend van 4 nachten à 100 euro is 400 euro die je niet terugziet. Hoe vaker je dubbele boekingen of fouten maakt, hoe eerder een PMS zich terugverdient, los van de pure tijdwinst. Reken het door met je eigen aantal kamers, kanalen, uurwaarde en hoe vaak het bij jou misgaat voordat je iets aanschaft.

Stappenplan

Twee vragen los je in volgorde op: heb je een PMS nodig, en zo ja, welke past.

1. Tel je kamers en kanalen. Onder de 6 kamers met 1 of 2 kanalen heb je vrijwel altijd genoeg aan een boekingsmotor met ingebouwde agenda. Vanaf 8 kamers of 3 of meer kanalen wordt een PMS de moeite waard.
2. Meet je huidige tijdverlies. Gebruik het cijfer uit de Callout hierboven. Onder de 3 uur per maand: laat een los PMS voorlopig rusten. Boven de 5 uur: een PMS gaat zich terugverdienen.
3. Check wat je boekingsmotor al kan. Veel moderne boekingsmotoren zoals Lodgify of Beds24 hebben basis-PMS-functies en een channel manager ingebouwd. Dan heb je geen los systeem nodig, alleen de juiste functies aangezet.
4. Bepaal of je een channel manager apart nodig hebt. Werk je met meerdere boekingsplatforms, dan is de channel manager belangrijker dan het PMS zelf. Of je die los neemt of gecombineerd, lees je in channel manager: nodig of niet voor jouw accommodatie.
5. Kies pas daarna een systeem. Vergelijk op kamertype, koppeling met je betaalmethode en of de prijs per kamer of vast is. Vraag een proefperiode aan en zet je echte boekingen erin, niet een testvoorbeeld.

Let bij stap 5 op het prijsmodel. Sommige systemen rekenen een vast bedrag per maand, andere een prijs per kamer. Bij 6 kamers is 8 euro per kamer per maand al 48 euro, terwijl een vast pakket van 40 euro goedkoper uitvalt. Bij 14 kamers draait dat juist om. Reken het door op jouw aantal kamers, niet op de prijs die op de homepage van de aanbieder staat, want dat is meestal het instaptarief voor de kleinste accommodatie.

Kijk ook of het systeem in het Nederlands werkt en of de betaalmethodes aansluiten op wat jouw gasten gebruiken, zoals iDEAL. Een PMS uit het buitenland met alleen creditcardbetaling en een Engelstalige interface kost je later meer uitlegtijd dan de paar euro die je per maand bespaart.

Veelgemaakte fouten

• Een los PMS kopen terwijl je boekingsmotor het al kan. Je betaalt dan dubbel voor functies die je al hebt. Controleer eerst de instellingen van je huidige systeem voordat je iets nieuws aanschaft.
• PMS, boekingsmotor en channel manager door elkaar halen. Een verkoper die alle drie als hetzelfde verkoopt, verkoopt je waarschijnlijk meer dan je nodig hebt. Weet welk probleem je oplost: boekingen aannemen, kanalen gelijk houden, of administratie beheren.
• Kiezen op functielijst in plaats van op tijdwinst. Een systeem met 40 functies klinkt beter dan een met 10, maar als je er 8 gebruikt betaal je voor lucht. Kies op wat jou tijd bespaart, niet op de langste lijst.
• Geen proefperiode draaien met echte data. Een demo met voorbeeldboekingen voelt altijd soepel. Pas als je je eigen kamers, tarieven en een drukke week erin zet, merk je of het systeem bij je werkwijze past.
• Vergeten dat een PMS je niet meer directe boekingen geeft. Een PMS beheert wat binnenkomt, het trekt geen nieuwe gasten aan. Voor meer directe boekingen heb je eerst een goede boekingsmotor en zichtbaarheid nodig.
• Migreren op het drukste moment van het jaar. Stap niet in juli over op een nieuw systeem, als je 90 procent vol zit en geen tijd hebt om fouten op te vangen. Plan een overstap in een rustige maand, draai een paar weken oud en nieuw naast elkaar, en zet pas de oude werkwijze uit als je zeker weet dat alles klopt.

Wat je nu kunt doen

Een PMS is geen eerste stap voor een accommodatie die net begint met directe boekingen. De volgorde is: eerst een werkende boekingsknop op je eigen site, dan zorgen dat je beschikbaarheid klopt over je kanalen, en pas daarna kijken of de administratie zoveel tijd kost dat een PMS zich terugverdient.

Begin daarom met de tijdmeting van een week. Heb je minder dan 3 uur per maand aan handmatig beheer, dan los je het beter op met een betere boekingsmotor dan met een los PMS. Welk systeem dat is en wat het kost, vergelijk je in boekingsmodule kiezen: de systemen naast elkaar. Wat een verschuiving naar meer directe boekingen jou per maand oplevert, reken je door in de besparingscalculator.

Liever eerst samen kijken welke systemen jouw accommodatie echt nodig heeft, en welke je kunt overslaan? Dat bespreken we bij marketing voor hotels.