Channel manager: nodig of niet voor jouw accommodatie?

De meeste kleinschalige accommodaties hebben een channel manager nog niet nodig. Toch kopen eigenaren er regelmatig een aan zodra ze hun eerste eigen boekingsknop live zetten, terwijl het probleem dat die software oplost zich nog helemaal niet voordoet.

Wat een channel manager is en doet

Een channel manager is software die je beschikbaarheid en prijzen synchroniseert tussen meerdere verkoopkanalen. Zodra een kamer op Booking.com wordt geboekt, sluit de channel manager diezelfde kamer automatisch op Airbnb, je eigen boekingssite en alle andere kanalen waar je actief bent.

Dat klinkt logisch, maar het is alleen nuttig als je inderdaad meerdere kanalen hebt. Wie alleen op Booking.com staat en verder niets doet, heeft aan een channel manager precies niets.

Het systeem werkt als volgt:

1. Boeking binnenkomt via een van je kanalen, zeg Booking.com.
2. Channel manager ontvangt de boeking via een API-koppeling.
3. Beschikbaarheid wordt bijgewerkt op alle andere kanalen binnen seconden.
4. Prijzen kunnen ook centraal worden beheerd, zodat je niet op elk platform apart moet inloggen.

Zonder channel manager doe je dit handmatig. Je logt in op Booking.com, blokkeert de kamer, logt daarna in op je eigen systeem, blokkeert hem daar ook, enzovoort. Bij twee kanalen kost dat vijf minuten. Bij vier kanalen en een druk weekend kost het je een overboeking.

Het probleem: wanneer handmatig niet meer werkt

Een overboeking is een van de vervelendste situaties voor een kleine accommodatie. Je moet een gast afbellen, alternatief regelen, reputatieschade beperken. En het is volledig vermijdbaar.

Het risico op een overboeking stijgt in twee situaties:

• Je verkoopt via drie of meer kanalen tegelijk.
• Je hebt weinig kamers, waardoor elke kamer een groot aandeel van je omzet vertegenwoordigt.

Heb je drie kamers en twee kanalen, dan is de kans dat dezelfde kamer tegelijk wordt geboekt via twee kanalen realistisch. Zeker op drukke datums, wanneer boekingen snel achter elkaar binnenkomen. Handmatig bijhouden gaat dan vroeg of laat mis.

Heb je tien kamers en twee kanalen, is het risico kleiner, maar nog steeds aanwezig bij hoge bezetting.

Rekenvoorbeeld: wanneer verdient een channel manager zichzelf terug?

Stel je hebt een B&B met 4 kamers en staat actief op drie kanalen: Booking.com, Airbnb en je eigen boekingssite. Je draait gemiddeld 40 boekingen per maand.

Zonder channel manager besteed je naar schatting 10 minuten per boeking aan het handmatig bijwerken van beschikbaarheid op alle drie de kanalen. Dat is 400 minuten per maand, bijna 7 uur.

Een channel manager kost je 40 euro per maand. Is jouw tijd 40 euro per 7 uur waard? Bijna zeker wel.

Maar er is ook een directe kostenberekening:

Als je minder dan eens per kwartaal een overboeking verwacht, is de business case voor een channel manager puur op kostenreductie zwak. De tijdsbesparing en gemoedsrust zijn dan het echte argument.

Beslistabel: heb jij een channel manager nodig?

Dit is de centrale vraag. Gebruik de tabel om je eigen situatie te beoordelen.

De grens ligt voor de meeste kleine accommodaties bij drie actieve kanalen. Ben je op twee kanalen actief en overweeg je een derde toe te voegen, dan is dat het moment om een channel manager in te richten, niet achteraf.

Veelgemaakte fouten

Te vroeg kopen, voor het probleem er is. De meest gemaakte fout: je hoort dat je een channel manager nodig hebt zodra je een eigen boekingsmotor installeert, en koopt er een. Maar als je tot die tijd alleen op Booking.com stond en nu ook direct wil boeken, heb je op dat moment twee kanalen. Dat is handmatig te beheren. Wacht tot je daadwerkelijk meerdere kanalen synchroniseert.

Een PMS kopen als je alleen een channel manager nodig hebt. Een PMS (Property Management System) is software die alles doet: reserveringsbeheer, check-in, huishouding, facturatie. Het is duur en complex. Als je alleen wilt voorkomen dat kamers dubbel worden verkocht, heb je geen PMS nodig, maar alleen een channel manager, en soms zelfs die niet. Twijfel je of een PMS bij jouw schaal past, lees dan eerst welke PMS-keuze logisch is voor kleine accommodaties.

Beschikbaarheid handmatig blijven bijwerken naast een channel manager. Zodra je een channel manager hebt, moet je alle updates via dat systeem doen. Wie ook nog handmatig op Booking inlogt om beschikbaarheid te wijzigen, verstoort de synchronisatie en creëert precies het probleem dat de software moest oplossen.

De kosten onderschatten. Een channel manager van 40 euro per maand is 480 euro per jaar. Dat is geen groot bedrag, maar het is ook geen vrije keuze. Reken eerst hoeveel directe boekingen je draait en wat dat oplevert voordat je een maandelijkse verplichting aangaat. Het artikel over Booking.com-commissie uitgerekend helpt je die vergelijking te maken.

In welke volgorde zet je dit op?

Besluit je dat een channel manager nodig is, dan bepaalt de volgorde van inrichten hoe soepel het loopt. De meeste eigenaren maken de fout om alles tegelijk aan te zetten en raken het overzicht kwijt zodra de eerste synchronisatie misgaat.

Houd deze volgorde aan:

1. Zet eerst je eigen boekingsmotor live. Dit is je belangrijkste kanaal, want hier betaal je geen commissie. Weet je nog niet precies wat dit is, lees dan hoe een boekingsmotor werkt en wanneer je er een nodig hebt.
2. Koppel daarna Booking.com. Test met een proefboeking of de beschikbaarheid echt synchroon blijft. Blokkeer een datum in je boekingsmotor en controleer of die binnen enkele minuten op Booking.com dichtgaat.
3. Voeg pas als laatste extra kanalen toe, zoals Airbnb of Expedia. Elk kanaal dat je toevoegt vergroot de kans op een synchronisatiefout, dus test elke koppeling apart voordat je de volgende aanzet.

Reken op een halve dag inrichten en testen. Zet niet je hele beschikbaarheid open voordat je minstens drie proefboekingen hebt zien synchroniseren zonder fout.

Wat je nu kunt doen

Drie stappen om te bepalen of je een channel manager nodig hebt.

Stap 1. Tel je actieve kanalen. Elk platform waarop gasten op dit moment een kamer bij jou kunnen boeken, telt mee. Booking.com, Airbnb, je eigen website met boekingsknop, direct telefoon/mail niet, want dat is geen geautomatiseerd kanaal.

Stap 2. Bekijk je bezetting op drukke datums. Hoe dicht kom je bij vol in weekenden en evenementen? Hoe hoger je bezetting, hoe hoger het risico dat een kamer tegelijk op twee kanalen wordt geboekt in de minuten voordat je handmatig hebt bijgewerkt.

Stap 3. Bepaal je drempel. Heb je twee kanalen en lage bezetting, dan beheer je het handmatig. Heb je drie kanalen of hoge bezetting met twee kanalen, dan is de investering van 30 tot 50 euro per maand snel terugverdiend.

Heb je nog geen eigen boekingsknop op je site, dan is dat de eerste stap. Lees wat een boekingsmotor is en wanneer je er een nodig hebt, of ga direct naar de vergelijking van boekingsmodules als je al weet dat je er een wilt.

Wil je het volledig laten inrichten inclusief channel manager, koppeling en je eigen boekingssite, kijk dan bij automatisering voor accommodaties. En reken eerst hoeveel je nu kwijt bent aan commissie met de besparingscalculator, zodat je weet hoeveel ruimte je hebt voor software.

De vraag is niet of een channel manager nuttige software is. Dat is het. De vraag is of jouw situatie er een rechtvaardigt. Voor de meeste kleinschalige accommodaties in Nederland is het antwoord: nog niet, maar bewaar dit artikel voor het moment dat je een derde kanaal toevoegt.

Wil je het hele plaatje zien van hoe je minder afhankelijk wordt van Booking.com en meer rechtstreeks boekt, lees dan de complete gids over directe boekingen.