Je kamerprijs slim bepalen: dynamisch en per seizoen

Een vaste kamerprijs het hele jaar is de duurste gewoonte in de kleine hotellerie. Je vraagt dan in de drukste week van augustus precies evenveel als op een natte dinsdag in november, en allebei kost je dat geld.

Het probleem

Dynamische prijzen zijn prijzen die meebewegen met vraag en seizoen. Hoog als iedereen een kamer wil, lager als de kamer anders toch leeg blijft. De meeste B&B's en kleine hotels doen dit niet. Ze kiezen één tarief, bijvoorbeeld 95 euro per nacht, en houden dat het hele jaar aan omdat het simpel is.

Simpel is het zeker. Maar het kost je aan twee kanten.

In de piek laat je geld liggen. Stel je hebt 6 kamers en in de eerste week van augustus zit je elke nacht vol op 95 euro. Iedere gast die graag bij jou wilde, had ook 115 of 120 euro betaald, want er was geen alternatief vrij in de regio. Dat verschil van 20 tot 25 euro per kamer per nacht is omzet die je weggeeft, zonder dat je er iets voor terugkrijgt.

In het laagseizoen blijft de kamer leeg. Diezelfde 95 euro is in januari te hoog. Een gast die voor 70 euro wel een midweek had geboekt, kijkt nu verder. Een lege kamer levert nul euro op, terwijl je vaste kosten gewoon doorlopen. Het verschil tussen 70 euro en niets is groter dan het verschil tussen 70 en 95.

Veel eigenaren denken dat ze hiermee bezig zijn omdat ze "wel eens een actie doen". Een kortingscode voor de winter, een weekendaanbieding rond een evenement. Dat is iets anders. Een losse actie is een uitzondering op je vaste prijs. Dynamisch prijzen is je vaste prijs vervangen door een systeem dat standaard meebeweegt. Het verschil is dat je niet meer hoeft na te denken per boeking: het schema staat klaar en doet het werk.

Het andere veelgehoorde bezwaar is angst voor gedoe. "Ik ben geen revenue manager." Klopt, en dat hoeft ook niet. Een groot hotel met 200 kamers stuurt elke dag bij op tientallen factoren. Jij hebt 6 kamers en een seizoen dat je uit je hoofd kent. Drie of vier prijsregels die je een keer per kwartaal nakijkt is voor jouw schaal niet alleen genoeg, het is precies goed. Meer regels maken het alleen onoverzichtelijk zonder dat ze meer opleveren.

Voor Marieke-types met 6 kamers en een seizoen dat van 90 procent bezetting in de zomer naar 45 procent in de winter zakt, telt dit hard op. Reken op 5.000 tot 10.000 euro per jaar die je met een vaste prijs laat liggen. Dat is geen detail, dat is een vakantie of een nieuwe badkamer.

Rekenvoorbeeld

Neem een B&B met 6 kamers. Hieronder eerst de situatie met een vaste prijs, daarna dezelfde maanden met een eenvoudig dynamisch schema. De getallen zijn een voorbeeld, geen belofte, maar de richting klopt voor de meeste seizoensgebonden accommodaties.

In de piek vraag je meer omdat de vraag het toelaat. Reken het hoogseizoen door: stel je verkoopt daar over de hele zomer 200 weekendnachten. Bij 30 euro extra per nacht is dat 6.000 euro extra omzet, vrijwel zonder extra kosten, want de kamers waren toch wel vol.

In het laagseizoen verlaag je juist. Die 70 euro lijkt weinig, maar de keuze is niet 70 tegen 95. De keuze is 70 euro tegen een lege kamer. Stel je vult zo 40 extra nachten die anders leeg waren gebleven: dat is 2.800 euro omzet die er anders niet was geweest. Meer over die laagseizoen-kamers vullen lees je in zo vul je je laagseizoen.

Tel het op en je zit ruim boven de 5.000 euro extra per jaar, met dezelfde kamers, hetzelfde ontbijt en dezelfde Marieke achter de balie. Wil je dit doorrekenen met jouw eigen bezetting en nachtprijs? Dat kan in de besparingscalculator.

Stappenplan

Je hoeft niet dagelijks te prijzen en je hoeft geen software te kopen. Met vier regels in een eenvoudig schema kom je ver. Pak je kalender erbij en doe dit een keer goed, daarna onderhoud je het in een uur per maand.

1. Bepaal je basisprijs op de schoudermaanden. Niet je zomerprijs en niet je winterprijs, maar de prijs die klopt in mei of september: een rustige maar gezonde vraag. Dat is je anker. Bij twijfel over hoe je die basisprijs vaststelt, helpt je kamerprijs en bezetting verhogen verder.

2. Voeg een seizoenslaag toe. Verdeel het jaar in drie blokken: hoogseizoen, schouderseizoen en laagseizoen. Zet je prijs in het hoogseizoen 25 tot 35 procent boven je basis, in het laagseizoen 15 tot 25 procent eronder. Schrijf de exacte data per blok op, anders verwater je het.

3. Voeg een dag-laag toe. Binnen elk seizoen is het weekend meestal drukker dan doordeweeks bij vrijetijdsgasten. Maak je weekendprijs (vrijdag en zaterdag) 10 tot 20 euro hoger dan je doordeweekse prijs in datzelfde seizoen.

4. Markeer je piekdagen apart. Feestdagen, lokale evenementen, een festival of een groot sportevenement in de buurt: dat zijn dagen waarop de hele regio volzit. Zet die kamers nog eens 10 tot 20 procent boven je gewone hoogseizoenprijs. Dit zijn de momenten waarop je het meeste geld laat liggen met een vaste prijs.

Zet dit schema in een simpel overzicht, op papier of in een Excel-tabel die je kent. Voer de tarieven daarna handmatig in je kalender of boekingsmodule in. Dit is genoeg tot je rond de 15 kamers zit. Pas daarboven gaat automatische prijssoftware zich terugverdienen.

Veelgemaakte fouten

• Omgekeerd prijzen. De duurste fout is paniekkorting in het laagseizoen op de verkeerde manier, en juist niet durven verhogen in de piek. Sommige eigenaren dumpen hun winterprijzen veel te laag (uit angst voor lege kamers) en houden in augustus diezelfde lage prijs aan (uit gewoonte). Precies fout: laat de prijs juist meebewegen met de vraag, niet met je zenuwen.

• Te grote sprongen die gasten afschrikken. Een prijs die van 80 naar 160 euro springt tussen twee weken voelt voor een terugkerende gast als willekeur. Houd de stappen geleidelijk en logisch per seizoensblok. Vraag-gebaseerd prijzen mag, grillig prijzen niet.

• De directe prijs vergeten. Als je je prijzen aanpast op Booking.com maar niet op je eigen site, verlies je het voordeel. Je eigen kanaal moet altijd minstens even scherp zijn, het liefst scherper, omdat je daar geen commissie betaalt. Houd ze synchroon.

• Eén keer instellen en nooit meer kijken. Een dynamisch schema is niet eenmalig. Plan twee tot vier momenten per jaar in om je seizoensdata en je piekdagen te herzien. Een evenement dat dit jaar nieuw is, of een seizoen dat verschuift, mis je anders.

• Alleen op prijs sturen. Goedkoper is niet de enige manier om een lege kamer te vullen. Een rustige midweek vul je ook met een arrangement, een langer-blijf-korting of gerichte aandacht voor je trouwe gasten. Prijs is je sterkste knop, maar niet je enige.

• Bang zijn om in de piek te verhogen. Dit is psychologisch de lastigste. Je vraagt al jaren 95 euro en die 125 euro voor een augustusweekend voelt brutaal. Maar je gast vergelijkt jou met de andere accommodaties in de regio die dat weekend ook volzitten, niet met jouw eigen winterprijs. Als de hele omgeving vol is, is 125 euro gewoon de marktprijs. Niet verhogen betekent dat je het verschil cadeau doet aan een gast die het toch had betaald.

• Te laat met je piekdagen. Voor de drukste data boeken gasten vaak maanden vooruit. Als je je verhoogde piektarief pas instelt twee weken voor de datum, heb je het grootste deel van die kamers al tegen je gewone prijs weggegeven. Zet je piekdagen vroeg in het jaar in je kalender, niet vlak ervoor.

Wat je nu kunt doen

Begin niet met software en niet met een spreadsheet vol formules. Begin met je eigen boekingsdata van vorig jaar.

Zet eerst je basisprijs vast op een rustige schoudermaand. Leg daarna je drie seizoensblokken vast met data erbij, voeg je weekendtoeslag toe en markeer je 10 drukste piekdagen. Dat is het hele systeem. Voer het in je kalender in en kijk er over drie maanden weer naar.

Wil je weten hoeveel dit voor jouw accommodatie oplevert, reken het door in de besparingscalculator met je eigen bezetting en nachtprijs. Wil je het kader eronder snappen, lees dan revenue management voor een kleine accommodatie. En zit je vooral met die lege winternachten, dan helpt zo vul je je laagseizoen je verder.

Liever dit hele schema laten opzetten voor jouw accommodatie, met je eigen data en je eigen seizoen? Dat pakken we op bij marketing voor hotels.