Booking.com extranet uitgelegd: zo werkt het en wat het je kost

Het Booking.com extranet is het beheerpaneel waar je je tarieven, beschikbaarheid, foto's en reserveringen regelt. Het gebruik is gratis, maar elke boeking die er binnenkomt kost je commissie.

Het probleem

Je zoekt op "booking.com extranet" omdat je het beheerpaneel wilt begrijpen. Logisch. Het extranet is voor veel accommodaties het systeem waar het grootste deel van de omzet doorheen loopt, en toch weten weinig eigenaren precies wat ze allemaal kunnen instellen, of wat elke binnenkomende boeking ze nu eigenlijk kost.

Stel je hebt 6 kamers en draait 70 procent van je boekingen via Booking.com. Dan log je waarschijnlijk dagelijks in op het extranet om reserveringen te checken, maar gebruik je maar een fractie van de schermen. En de commissie die maandelijks van je uitbetaling afgaat, reken je misschien wel uit, maar je doet er weinig mee.

Dit artikel doet twee dingen. Eerst leg ik eerlijk uit hoe het extranet werkt en welke schermen er echt toe doen. Daarna laat ik zien wat een boeking via Booking je kost, zodat je een onderbouwde keuze kunt maken over hoeveel je via dit kanaal wilt blijven draaien.

Hoe werkt Booking.com voor hotels

Het extranet (het online beheerpaneel van Booking.com) bereik je via admin.booking.com. Je logt in met je eigen account en ziet meteen het dashboard met je openstaande reserveringen, berichten van gasten en meldingen.

De belangrijkste schermen, op volgorde van hoe vaak je ze gebruikt:

• Reserveringen. Hier staan alle boekingen, met aankomst, vertrek, kamertype en de uitbetaling die je krijgt na aftrek van commissie. Je ziet ook annuleringen en no-shows.
• Tarieven en beschikbaarheid. De kalender waar je per kamertype prijzen en beschikbare nachten instelt. Dit is het scherm dat je positie in de zoekresultaten het sterkst beïnvloedt.
• Accommodatie. Je foto's, faciliteiten, beschrijving, beleidsregels en check-in-tijden. Eenmaal goed ingevuld kom je hier zelden terug.
• Inbox. Berichten van gasten en van Booking.com zelf. Reactiesnelheid telt mee in je ranking.
• Promoties. Aanbiedingen zoals last-minute-deals, vroegboekkorting en de zichtbaarheidsprogramma's. Hier zit ook de knop waarmee je je commissie verhoogt in ruil voor een betere positie.
• Financiën. Je facturen, uitbetalingen en commissie-overzicht. Het scherm dat de meeste eigenaren te weinig bekijken.

Het beheer zelf kost je niets. Booking.com verdient pas als er een gast boekt. Dat klinkt aantrekkelijk, en voor een deel is het dat ook: je betaalt alleen voor resultaat. De keerzijde is dat het percentage hoger ligt dan veel mensen denken, en dat het oploopt zodra je meer zichtbaarheid wilt.

Wat veel eigenaren overslaan, is de Inbox en het meldingencentrum. Booking.com beoordeelt je deels op hoe snel je op berichten reageert. Een gast die binnen een paar minuten antwoord krijgt, boekt eerder, en een accommodatie die snel reageert komt hoger in de lijst. Zet daarom meldingen aan op je telefoon via de Pulse-app, de mobiele versie van het extranet. Zo hoef je niet de hele dag op admin.booking.com te zitten om reactiesnel te blijven.

Een tweede onderschat scherm is het Opportunity Centre, soms vertaald als kansencentrum. Daar stelt Booking.com voortdurend verbeteringen voor: extra foto's, nieuwe promoties, een aanpassing van je annuleringsbeleid. Sommige tips zijn nuttig, andere duwen je vooral richting hogere commissie of agressievere kortingen. Behandel die suggesties als advies van een verkoper, niet als instructie. Lees ze, maar beslis zelf.

Rekenvoorbeeld

Het echte verhaal zit in de commissie. Booking.com rekent een percentage over de totale boekingswaarde zonder btw. In Nederland ligt de standaard rond 15 procent. Doe je mee aan een zichtbaarheidsprogramma zoals Preferred Partner, dan komt daar een paar procent bovenop.

Hier is wat dat betekent voor een B&B met 6 kamers die 70 procent van de boekingen via Booking binnenkrijgt:

Bijna 13.000 euro per jaar. En dat is bij het standaardpercentage. Zet je je commissie via Preferred Partner op 17 procent om hoger in de lijst te komen, dan loopt het jaarbedrag op naar ruim 14.600 euro.

Dat geld is niet per se verspild. Booking.com levert je gasten die je anders misschien niet had gevonden. Maar elke boeking die je via je eigen site binnenkrijgt, is een boeking zonder die 18 euro commissie. Bij dezelfde 60 boekingen per maand, maar dan 20 daarvan via je eigen kanaal, bespaar je al 360 euro per maand. Dat is ruim 4.000 euro per jaar dat in je eigen zak blijft.

Let ook op wat er nog meer aan die commissie hangt. De 18 euro per boeking is het tarief over de kale boekingswaarde, maar Booking.com berekent de commissie in Nederland over het bedrag inclusief toeristenbelasting in sommige gevallen, en altijd over de volledige verblijfsprijs, ook als de gast aanvullende nachten boekt. Een verblijf van drie nachten van 120 euro per nacht is dus geen 18 euro commissie, maar 54 euro. Bij langere verblijven loopt het absolute bedrag snel op, terwijl je eigen kosten per gast nauwelijks veranderen. Juist die meerdaagse weekendboekingen, vaak je beste gasten, zijn de boekingen waar een eigen kanaal het meeste oplevert.

Wil je dit doorrekenen met je eigen aantallen, gebruik dan de besparingscalculator. En een gedetailleerde uitsplitsing per nacht vind je in Booking.com commissie uitgerekend.

Stappenplan

Wil je het extranet beter benutten en tegelijk je afhankelijkheid verkleinen? Werk deze stappen af in deze volgorde.

1. Check je werkelijke commissiepercentage. Open Financiën, kies een recente factuur en noteer het percentage. Vergelijk dat met de 15 procent standaard. Zit je hoger? Dan betaal je voor een zichtbaarheidsprogramma. Beslis bewust of dat het waard is.

2. Houd je beschikbaarheid actueel. Lege nachten in de kalender betekenen dat je niet verschijnt voor die data. Een actuele kalender helpt je ranking. Zet hier een vast moment voor in, bijvoorbeeld elke maandagochtend.

3. Maak je accommodatiepagina compleet. Goede foto's, een volledige beschrijving en duidelijke beleidsregels verhogen je conversie binnen Booking. Dit hoef je maar één keer goed te doen.

4. Bekijk de promoties kritisch. Niet elke deal is gunstig. Een vroegboekkorting van 10 procent bovenop 15 procent commissie betekent dat je een kwart van de boekingswaarde kwijt bent. Reken het door voordat je iets aanzet.

5. Zet een eigen boekingsknop op je site. Dit is de stap die het meeste oplevert. Met een boekingsmotor (het reserveringssysteem op je eigen website) kunnen gasten direct bij jou boeken zonder commissie. Wat dat is en welk systeem bij jou past, lees je in wat is een boekingsmotor.

6. Zet je directe prijs scherper. Sinds de prijspariteit-regels in de EU grotendeels zijn vervallen, mag je op je eigen site een lagere prijs vragen dan op Booking. Hoe je dat slim aanpakt zonder je Booking-zichtbaarheid te schaden, staat in waarom je eigen site goedkoper mag zijn dan de OTA.

Veelgemaakte fouten

• Het commissiepercentage niet kennen. Veel eigenaren denken dat ze 15 procent betalen, terwijl ze door een zichtbaarheidsprogramma op 17 of 18 zitten. Zonder dat te weten, kun je niet beoordelen of het kanaal rendabel is.

• Meedoen aan elke promotie. Booking.com biedt voortdurend nieuwe deals aan in het extranet. Stapel je een vroegboekkorting op een mobiele-tariefkorting op een hogere commissie, dan houd je van een boeking van 120 euro soms maar 80 euro over. Reken elke promotie door.

• De kalender laten verlopen. Een niet-bijgewerkte beschikbaarheid betekent dat je voor bepaalde data simpelweg niet verschijnt. Dit is de stilste vorm van omzet mislopen.

• Denken dat Booking en directe boekingen elkaar uitsluiten. Dat is niet zo. Je kunt Booking gebruiken voor bereik en tegelijk je eigen kanaal opbouwen voor de gasten die je toch al had gevonden. De fout is alles bij één kanaal laten en daar nooit iets naast zetten.

• Je eigen prijs even hoog houden als op Booking. Als je op je eigen site dezelfde prijs vraagt, geeft de gast de voorkeur aan Booking vanwege de reviews en het gemak. Een paar euro korting of een klein voordeel, zoals gratis annuleren of een drankje bij aankomst, geeft de gast een reden om direct bij jou te boeken.

Wat je nu kunt doen

Het extranet is een goed beheersysteem, en je hoeft Booking.com niet de rug toe te keren om verstandig met dit kanaal om te gaan. De kern is dit: weet wat het je kost, gebruik de schermen die ertoe doen, en bouw daarnaast een eigen kanaal op zodat niet elke boeking commissie kost.

Begin met je commissiepercentage opzoeken in Financiën en je maandbedrag uitrekenen. Daarna weeg je of een eigen boekingssysteem zich terugverdient. Vaak is dat sneller het geval dan je denkt, want één directe boeking per week dekt de maandkosten van een eenvoudige boekingsmotor al ruimschoots. Wanneer een eigen site zich loont, lees je in vanaf hoeveel boekingen een eigen site loont.

Wil je liever eerst kijken wat er voor jouw accommodatie mogelijk is zonder zelf te puzzelen met systemen? Dat bespreken we bij marketing voor hotels.