Vanaf hoeveel boekingen loont een eigen boekingssysteem?

De meeste eigenaren van een B&B, hostel of glamping stellen de vraag verkeerd: "kunnen we een eigen boekingssysteem betalen?" De juiste vraag is: "hoeveel directe boekingen per maand heb ik nodig om quitte te spelen?" Het antwoord is bijna altijd kleiner dan verwacht.

Wat de vraag echt is

Een eigen boekingssysteem, ook wel boekingsmotor of boekingswidget, is een stuk software op je website waarmee gasten zelf een datum kiezen en betalen. Het heeft twee kostenposten: een vast bedrag per maand voor de software en een percentage per transactie aan de betaalprovider.

Tegenover die kosten staat een besparing: elke boeking die via je eigen site binnenkomt, kost geen OTA-commissie. OTA staat voor Online Travel Agency, de platformbedrijven zoals Booking.com of Expedia die je kamers voor je adverteren in ruil voor een commissie van 15 tot 22 procent over de boekingswaarde.

Het break-even punt is het moment waarop de besparing op commissie groter is dan de maandkosten van het systeem. Alles erboven is nettowinst.

De rekensom

Houd het simpel. Wat je bespaart per directe boeking:

Besparing per directe boeking = OTA-commissiebedrag min betaalkosten

Bij een boekingswaarde van 100 euro en 15 procent OTA-commissie is de OTA-factuur 15 euro. Een directe betaling via je eigen systeem kost je gemiddeld 2 procent, dus 2 euro. Netto besparing per boeking: 13 euro.

Om het break-even te berekenen:

Break-even boekingen per maand = vaste maandkosten gedeeld door besparing per boeking

Bij 40 euro maandkosten en 13 euro besparing: 40 gedeeld door 13 is 3,1. Afgerond 4 directe boekingen per maand om quitte te spelen. Alles daarboven is winst.

Break-even tabel

De tabel hieronder werkt voor de meest voorkomende combinaties van maandkosten en boekingswaarden. Commissie is 15 procent, betaalkosten 2 procent, netto besparing dus 13 procent per boeking.

Netto besparing per boeking: bij 80 euro is dat 10,40 euro, bij 120 euro is dat 15,60 euro, bij 160 euro is dat 20,80 euro.

Wat opvalt: bij hogere boekingswaarden daalt de drempel snel. Een glamping met een gemiddelde boeking van 160 euro heeft bij een systeem van 40 euro per maand maar 2 directe boekingen nodig. Dat haalt vrijwel elke glamping in de eerste maand.

Per accommodatietype

De drempel ligt niet overal gelijk. Volume, gemiddelde boekingswaarde en het aandeel OTA-verkeer bepalen hoe snel je de investering terugverdient.

B&B met 3 tot 5 kamers

Gemiddelde boekingswaarde 80 tot 120 euro, relatief weinig volume. Break-even: 2 tot 5 boekingen per maand. Kies een systeem met lage vaste kosten, liefst onder 30 euro per maand. Veel B&B's ontvangen al 10 tot 20 boekingen per maand via platformen. Zelfs als je er 3 direct afhandelt, tik je de kosten er al uit.

Hostel met slaapzaalplekken

Gemiddelde boekingswaarde per reservering lager, maar volume hoger. De OTA-commissie telt op door het aantal transacties. Break-even ligt iets hoger in absolute aantallen, maar is makkelijker te halen. Terugkerende jonge reizigers zijn makkelijker te converteren naar direct boeken via een loyaliteitsvoordeel.

Glamping of bijzondere accommodatie

Hogere boekingswaarden, langere verblijven, vaak seizoensgebonden. De besparing per boeking is hier het grootst. Bij een weekboeking van 500 euro en 15 procent commissie gaat er 75 euro naar het platform. Directe betaalkosten zijn 10 euro. Netto voordeel per boeking: 65 euro. Bij 40 euro maandkosten heb je de eerste maand quitte gespeeld met 1 boeking.

Waarom eigenaren de drempel te hoog inschatten

Er zijn twee redenen waarom de meeste eigenaren dit te lang uitstellen.

De eerste is de veronderstelling dat een boekingssysteem complex en duur is. Dat was vroeger zo. De systemen die nu voor kleinschalige accommodaties beschikbaar zijn, kosten 20 tot 60 euro per maand zonder btw en zijn in een middag te koppelen aan een bestaande website. Geen grote implementatie, geen developer nodig.

De tweede is dat de commissie per boeking overzichtelijk voelt. 18 euro op een boeking van 120 euro lijkt niet veel. Maar zoals Booking.com commissie uitgerekend per nacht laat zien: bij 60 boekingen per maand is dat ruim 12.000 euro per jaar die niet bij jou terechtkomt.

De website-kosten meerekenen

Een boekingssysteem werkt niet los van je site. Gasten landen ergens, lezen over je kamers en boeken pas daarna. Heb je al een werkende website, dan blijft de break-even die je hierboven berekent gewoon staan. Heb je nog geen site of een verouderde, dan komt die kost erbij.

Reken op 1.500 tot 5.000 euro eenmalig voor een nette site. Verdeel je dat over 3 jaar, dan zit je op 40 tot 140 euro per maand extra. Bij 13 euro besparing per boeking betekent dat 6 tot 12 directe boekingen per maand in plaats van 3 tot 4. Nog steeds haalbaar voor de meeste accommodaties, maar het is eerlijk om die post mee te nemen. Wat een site precies kost en waar de verschillen zitten, staat in hotelwebsite laten maken: de kosten op een rij.

Het boekingssysteem is bovendien één onderdeel van een breder verhaal over minder afhankelijk worden van platformen. Hoe directe boekingen, een eigen site en je marge samenhangen, lees je in de hub over directe boekingen.

Wat je nu kunt doen

De rekensom is eenvoudig en je kunt hem in vijf minuten maken met je eigen cijfers. Gebruik de besparingscalculator om je break-even direct te berekenen.

Wil je weten welk systeem het beste bij je past, lees dan boekingsmodule kiezen: de opties vergeleken. Wil je de technische kant aanpakken, dan staat in eigen reserveringssysteem aanleggen stap voor stap hoe je het inricht. En als je wat een boekingsmotor precies doet nog even wilt checken, staat dat in wat is een boekingsmotor.

De drempel ligt niet bij honderd boekingen per maand. Die ligt bij drie of vier.