Mailchimp voor hotels en de betaalbare alternatieven

Mailchimp is de naam die iedereen kent, maar voor een B&B met een paar honderd adressen is het zelden de goedkoopste of simpelste keuze. Er zijn alternatieven die per maand minder kosten en minder gedoe geven.

Het probleem

Stel je hebt 6 kamers, een lijst van 300 gastadressen die je de afgelopen jaren hebt verzameld, en je wilt twee keer per jaar een seizoensmail sturen plus een automatische welkomstmail na een boeking. Niks ingewikkelds. Toch loop je bij Mailchimp tegen een paar dingen aan.

De gratis instapversie (de gratis tier, oftewel de gratis instapversie waar je zonder betalen mee start) is de afgelopen jaren strakker geworden. Het aantal contacten en het aantal mails per maand is begrensd, en de automatiseringen die je juist wilt, zoals een welkomstmail die vanzelf vertrekt, zitten vaak pas in een betaald pakket. Zodra je lijst groeit, schiet de prijs omhoog, want Mailchimp rekent per contact. Een lijst van 500 adressen kost dus meer dan een van 300, ook als je maar twee mailtjes per jaar verstuurt.

Daar komt bij dat de interface van Mailchimp uitgebreid is. Voor een marketingteam fijn, voor een drukke B&B-eigenaar die er 's avonds een half uur voor heeft, vaak meer dan nodig. Je betaalt voor functies die je niet gebruikt en je zoekt je suf naar de knop die je wel nodig hebt.

Mailchimp is niet slecht. Het is alleen gebouwd voor een grotere gebruiker dan jij bent. Voor de basis die een accommodatie nodig heeft, een nieuwsbrief en een welkomstmail, zijn er tools die goedkoper en directer zijn.

Nog iets dat eigenaren onderschat: het prijsmodel zelf. Mailchimp telt elk adres dat in je account staat, ook adressen die nooit een mail openen of die je twee jaar geleden hebt geimporteerd. Je betaalt dus voor de omvang van je lijst, niet voor wat je ermee doet. Voor een accommodatie die spaarzaam mailt maar wel een nette lijst opbouwt, werkt dat in je nadeel. Hoe groter je lijst, hoe meer je betaalt, ongeacht of je twee of twaalf mails per jaar verstuurt. Dat is precies omgekeerd aan hoe een B&B email gebruikt: een groeiende lijst is goed nieuws, geen kostenpost.

Rekenvoorbeeld

Hieronder vier email-tools naast elkaar, beoordeeld op wat telt voor een kleine accommodatie: de prijs voor een lijst van 200 tot 500 contacten, wat de gratis versie kan, en hoe makkelijk je ermee start. De bedragen zijn indicatief en in euro's per maand. Tarieven verschillen per land, valuta en moment, dus controleer altijd de actuele prijspagina van de aanbieder voordat je kiest.

Wat valt op. MailerLite en Brevo hebben een gratis instapversie die een lijst van een paar honderd adressen vaak al dekt, waar Mailchimp je sneller naar een betaald pakket duwt. Brevo rekent per verzonden mail in plaats van per contact: als je 500 adressen hebt maar maar twee keer per jaar mailt, betaal je daar weinig. Flodesk heeft een vaste prijs, ongeacht of je lijst 300 of 3.000 adressen telt, en de mooiste kant-en-klare sjablonen, maar geen gratis versie.

Voor de meeste B&B's en kleine hotels betekent dit: je hebt waarschijnlijk geen betaald Mailchimp-pakket nodig. Een gratis of goedkope MailerLite- of Brevo-account doet wat je vraagt.

Een rekenvoorbeeld maakt het concreet. Stel je lijst groeit van 300 naar 500 adressen omdat je netjes elke gast om een mailadres vraagt. Bij Mailchimp betekent die groei een hogere maandprijs, ook al verstuur je nog steeds maar twee seizoensmails per jaar. Bij Brevo verandert er bijna niets, want daar telt het aantal verzonden mails, niet het aantal adressen. Twee mails naar 500 mensen is 1.000 verzendingen per jaar, ruim binnen wat de gratis of goedkope laag aankan. Het verschil over een jaar is al snel honderd euro of meer, en dat loopt elk jaar door. Voor een eigenaar die op de kleintjes let, is dat geen detail.

Stappenplan

Begin niet bij de tool, begin bij je doel. Zo kies je in vier stappen.

1. Bepaal wat je wilt versturen. Alleen een seizoensnieuwsbrief twee keer per jaar? Of ook een automatische welkomstmail na een boeking en een review-verzoek na vertrek? Hoe meer automatisering, hoe meer de tool moet kunnen. Meer over de opzet lees je in een hotel-nieuwsbrief opzetten.
2. Tel je contacten en je verzendfrequentie. Bij een grote lijst die je zelden mailt, is Brevo's prijs-per-mail gunstig. Bij een kleine lijst die je vaker mailt, is MailerLite's prijs-per-contact prima. Dit bepaalt welk prijsmodel in jouw voordeel werkt.
3. Test de gratis versie eerst. Maak een account bij MailerLite of Brevo, importeer 20 adressen en stuur een proefmail naar jezelf. Zo voel je binnen een half uur of de interface bij je past, zonder iets te betalen.
4. Kies pas een betaald pakket als je tegen een grens aanloopt. Niet andersom. Veel accommodaties blijven jarenlang prima op de gratis versie. Een grens is bijvoorbeeld een dagelijkse verzendlimiet die je raakt, of een automatisering die de gratis versie niet biedt. Pas dan weeg je de upgrade af tegen wat het je oplevert.

Wat je tijdens deze keuze niet hoeft te doen: zoeken naar de tool met de meeste functies. De winnaar is de tool die je daadwerkelijk gebruikt. Een goedkope tool die je elke maand openmaakt levert meer op dan een duur pakket vol opties dat je laat staan omdat het te ingewikkeld voelt. Reken op een uurtje om een account op te zetten en je eerste mail te versturen, niet op een middag.

Veelgemaakte fouten

• Meteen voor de bekendste naam kiezen. Mailchimp is het meest gegoogeld, niet het best passend voor een kleine accommodatie. De bekendheid zegt niets over de prijs voor jouw situatie.
• Betalen voor functies die je niet gebruikt. Geavanceerde segmentatie, A/B-tests en uitgebreide rapportages klinken goed, maar als je twee mails per jaar stuurt, betaal je voor lucht. Kies op basis van wat je echt doet.
• De gratis versie overslaan. Veel eigenaren nemen meteen een betaald pakket "voor de zekerheid". Begin gratis, loop tegen een grens aan, upgrade dan pas. Dat scheelt al snel honderden euro's per jaar.
• Denken dat je vastzit aan je eerste keuze. Je adressen exporteer je als bestand en zet je over naar een andere tool. Het overzetten van sjablonen en automatiseringen kost werk, maar je lijst raak je niet kwijt. Kies dus liever te simpel dan te duur.
• De welkomstmail vergeten. De mail die het meest oplevert is de eerste die een gast krijgt. Welke tool je ook neemt, zet die als eerste op. Wat erin moet staan staat in een welkomstmail die verkoopt.

Wat je nu kunt doen

Mailchimp is een prima tool, alleen zelden de slimste eerste keuze voor een B&B of klein hotel. Voor 200 tot 500 contacten zijn MailerLite en Brevo bijna altijd goedkoper en simpeler, en hun gratis instapversie dekt een kleine lijst vaak helemaal.

De eerste stap is niet de tool kiezen, maar je gastadressen verzamelen op een plek die ervoor gemaakt is. Hoe je dat opbouwt en waarom email je minst afhankelijke kanaal is, lees je in de gids over email-marketing voor hotels. Wil je daarna ook de automatische mails laten lopen zonder dat je er omkijken naar hebt, dan helpt email-automatisering met n8n voor hoteliers je verder.

Wat je met directe gastcontacten kunt besparen op OTA-commissie reken je door in de besparingscalculator. En als je liever wilt dat iemand de email-opzet voor jouw accommodatie regelt, dan bespreken we dat bij marketing voor hotels.