De welkomstmail die je gast meteen meer laat boeken

De bevestigingsmail is je meest geopende mail. Gemiddeld 60 tot 80 procent van je gasten opent hem, tegenover 20 tot 30 procent voor een nieuwsbrief. En wat doen de meeste accommodaties met die aandacht? Een droge bevestiging sturen en het daarbij laten.

Het probleem

Je gast heeft net geboekt. Hij is enthousiast, heeft je naam nog in zijn hoofd en wil weten wat hem te wachten staat. Dat is precies het moment om hem te helpen, verwachting te scheppen en hem zachte opties voor te leggen die zijn verblijf beter maken.

Maar de meeste welkomstmails doen het tegenovergestelde. Ze herhalen de reserveringsdetails in een standaard lay-out, voegen een link naar de annuleringsvoorwaarden toe en stoppen. De gast sluit de mail, en je hebt een kans gemist.

Het gaat niet om hard verkopen. Het gaat om slim gebruik maken van een mail die hij sowieso al opent.

Wat er in een goede welkomstmail moet staan

Een sterke welkomstmail heeft drie lagen: bevestiging, praktische info en een zachte upsell. Die volgorde is niet willekeurig. Zet je de upsell bovenaan, dan voelt de mail als reclame. Zet je hem onderaan, dan lezen de meeste gasten hem niet. De middenlaag, kort na de bevestiging, is de goede plek.

Hier staan de zeven onderdelen in de juiste volgorde:

Zeven onderdelen klinkt als veel, maar bij goede opmaak met koppen en bullets leest een gast dit in minder dan twee minuten.

Een voorbeeld

Hieronder staat een concrete mail voor een bed and breakfast met ontbijtaanbod. Pas de details aan op jouw situatie.

Onderwerp: Je boeking bij [Naam accommodatie]: alles op een rij

Hoi [Voornaam],

Goed nieuws: je boeking is bevestigd. Hieronder vind je alles wat je nodig hebt.

Jouw reservering Aankomst: [datum], check-in vanaf 15.00 uur Vertrek: [datum], check-out voor 11.00 uur Kamer: [kamertype] Bevestigingsnummer: [nummer]

Praktisch

• Adres: [adres], parkeren mogelijk op de oprit (meld het even als je met de auto komt)
• De voordeur is open tot 21.00 uur. Kom je later aan? Stuur een berichtje, dan regelen we de sleuteloverdracht.
• WiFi-code ontvang je bij aankomst.

Wil je ook ontbijten? We serveren elke ochtend een vers ontbijt van 7.30 tot 9.30 uur: brood, beleg, fruit en iets warms. Prijs is 13 euro per persoon, zonder btw, betalen bij vertrek. Laat het ons weten via [link of e-mailadres] als je dit wilt toevoegen, dan zetten we het klaar.

Rondkijken in de buurt? Wij geven je bij aankomst een kleine lijst met onze favoriete plekken op loopafstand: een goed restaurant voor 's avonds, een rustige wandelroute en een lokale markt als je op de goede dag komt.

Vragen voor je aankomt? Kijk op [link naar FAQ of contactpagina] of stuur een bericht via [e-mailadres of telefoonnummer].

Tot dan. [Naam], [Accommodatienaam]

Veelgemaakte fouten

Upsell te vroeg in de mail. De gast heeft net geboekt en wil eerst weten of zijn reservering klopt. Begin altijd met de bevestiging, anders voelt de mail als een verkooptruc.

Te veel opties tegelijk. Eén zachte upsell werkt. Drie tegelijk (ontbijt, late checkout, flessenwijn op de kamer, romantisch pakket) werken niet. De gast raakt overweldigd en klikt nergens op.

Geen prijs noemen. "Vraag naar onze ontvangstdrankjes" werkt minder goed dan "Champagne op de kamer voor aankomst: 18 euro, zonder btw." Transparante prijzen verlagen de drempel om ja te zeggen.

Dezelfde mail voor alle boekingen. Een gezin van vier heeft andere informatie nodig dan een zakenreiziger alleen. Maak minstens twee varianten als je die segmenten in je PMS kunt onderscheiden.

Mail handmatig versturen. Als je de bevestigingsmail handmatig verstuurt, vergeet je hem bij drukte, of stuur je hem te laat. Automatiseer hem via je PMS of boekingsmodule: eenmalig instellen, daarna draait hij bij elke boeking vanzelf.

De zachte upsell nader bekeken

Een zachte upsell is een aanbod dat de gast beter maakt qua verblijf, niet een aanbod dat jou helpt om je omzet op te krikken. Het verschil zit in de toon.

Slecht: "Boek nu ons luxe ontbijtpakket voor een onvergetelijke ochtend." Goed: "We serveren elke ochtend ontbijt van 7.30 tot 9.30 uur. Kosten: 13 euro per persoon, zonder btw. Laat het weten als je meedoet."

De tweede variant is eerlijk, concreet en respecteert de keuze van de gast. Zo'n aanbod converteert beter en laat een betere indruk na, ook als de gast nee zegt.

Goede upsell-opties voor kleinschalige accommodaties:

• Ontbijt (zeker als het niet standaard is inbegrepen)
• Late checkout, voor een vast bedrag per uur of een vast tarief
• Parkeerplaats, als dat schaars is in de buurt
• Fles wijn of welkomstdrankje op de kamer
• Arrangement of activiteit waarvoor je een lokale aanbieder kent

Waar deze mail past in je hele e-mailflow

De welkomstmail staat niet op zichzelf. Hij is de eerste van een reeks mails die elk gast door zijn reis begeleiden: bevestiging, pre-arrival, en na het verblijf een review-verzoek. Wie alleen deze ene mail oppakt, laat 3 tot 4 andere contactmomenten liggen die samen het verschil maken tussen 1 boeking en een gast die terugkomt.

Begin daarom met het grotere plaatje. In de complete gids over email-marketing voor hotels lees je welke mails je in welke volgorde inzet en hoeveel elk contactmoment gemiddeld oplevert. Wil je dieper op de strategie achter herhaalboekingen? De email-retentie hub bundelt alle losse onderdelen tot 1 systeem.

Reken voor jezelf 2 cijfers uit: hoeveel boekingen per maand draai je, en welk deel daarvan is een eerdere gast? Bij 40 boekingen waarvan 4 terugkerend levert elke procent extra retentie direct omzet op zonder advertentiekosten. Dat is precies waar de welkomstmail aan bouwt.

Wat je nu kunt doen

De bevestigingsmail bouwt geen tijd. Het is eenmalig werk: de tekst schrijven, het sjabloon instellen en controleren of hij de juiste informatie trekt vanuit je boekingssysteem. Daarna werkt hij bij elke nieuwe boeking.

Lees ook wat er in de pre-arrival mail moet staan: die mail gaat 3 tot 5 dagen voor aankomst en heeft een andere functie dan de bevestiging. En als je wilt dat gasten na hun verblijf een review achterlaten, lees dan hoe je de post-stay mail voor reviews inricht.

Een goede welkomstmail is ook de eerste stap naar een gast die later opnieuw boekt. Hoe je van eenmalige gasten terugkerende gasten maakt lees je in een aparte uitleg, met rekenvoorbeelden per type accommodatie.

Wil je de hele e-mailflow voor je accommodatie automatiseren? Dat kan via een simpele koppeling tussen je boekingsmodule en een e-mailprovider. Lees hoe dat werkt in email-automatisering voor hoteliers met n8n, of bekijk wat Hotelmark voor je kan regelen bij automatisering.

Wil je weten wat elke extra directe boeking en upsell je concreet oplevert? Reken het door met de besparingscalculator.