Welke cijfers er echt toe doen: een simpel KPI-dashboard voor je accommodatie

De meeste accommodatie-eigenaren meten te veel of helemaal niets. Vijf cijfers vertellen je bijna alles wat je nodig hebt: bezetting, ADR, RevPAR, je aandeel directe boekingen en wat een boeking je gemiddeld kost.

Het probleem

Je hebt een Booking-dashboard, een Google Analytics-account, een mailtje van je boekingsmodule met maandcijfers en ergens een mapje met facturen. Vier bronnen, allemaal andere getallen, en geen enkele die je vertelt of het nu beter of slechter gaat dan vorig jaar.

Het andere uiterste komt net zo vaak voor. Je kijkt aan het eind van de maand naar het saldo op de rekening, ziet dat het "wel oke" was en gaat door. Geen cijfer, geen vergelijking, geen idee of die drukke julimaand eigenlijk beter draaide dan vorig jaar of alleen maar drukker voelde.

Allebei kosten ze je geld. Te veel meten verlamt: je verdrinkt in dashboards en neemt geen beslissing. Niets meten betekent dat je pas merkt dat je bezetting daalt als het seizoen al voorbij is en je er niets meer aan kunt doen.

De oplossing is geen dure software. Het is een korte lijst van de cijfers die er echt toe doen, op één plek, één keer per maand bijgewerkt. Data-driven werken (beslissen op basis van cijfers in plaats van gevoel) hoeft voor een kleine accommodatie niet ingewikkeld te zijn.

Rekenvoorbeeld

Dit zijn de cijfers die ertoe doen voor een accommodatie tot ongeveer 15 kamers. Niet meer. Elk getal heeft een doel, een streefwaarde en een plek waar je het vindt.

RevPAR is het belangrijkste getal in deze lijst, want het combineert prijs en bezetting in één bedrag. Een voorbeeld: stel je hebt 6 kamers en in juni een kameromzet van 16.200 euro. Dat is 30 dagen keer 6 kamers, dus 180 beschikbare kamernachten. RevPAR is dan 16.200 gedeeld door 180, oftewel 90 euro. Verkocht je 150 van die 180 nachten, dan is je bezetting 83% en je ADR 108 euro (16.200 gedeeld door 150).

Waarom RevPAR eerlijker is dan ADR: je kunt je prijs hoog houden en toch slecht draaien. Een ADR van 120 euro klinkt mooi, maar als je daardoor half leeg staat, is je RevPAR misschien maar 60 euro. Iemand met een ADR van 95 euro en een volle agenda draait dan beter. RevPAR betrap je op die zelfmisleiding.

Stappenplan

Je bouwt dit in Google Sheets of Excel. Geen plugin, geen abonnement, geen koppeling. Reken op een half uur voor de eerste opzet en daarna tien minuten per maand.

1. Maak één tabblad met de maanden onder elkaar. Eerste kolom is de maand (januari, februari, enzovoort). Daarnaast een kolom per kengetal uit de tabel hierboven. Begin met vijf kolommen, je kunt altijd uitbreiden.

2. Vul de ruwe getallen in, niet de berekende. Zet per maand het aantal verkochte kamernachten, je beschikbare kamernachten (kamers keer dagen), je totale kameromzet en je totale commissie plus fees. Dit zijn de cijfers die je echt hebt.

3. Laat de spreadsheet de KPI's berekenen. ADR is kameromzet gedeeld door verkochte nachten. RevPAR is kameromzet gedeeld door beschikbare nachten. Bezetting is verkochte gedeeld door beschikbare nachten. Kosten per boeking is commissie plus fees gedeeld door aantal boekingen. Eén formule per cel, daarna trek je hem naar beneden voor elke maand.

4. Voeg een kolom toe met de waarde van vorig jaar dezelfde maand. Dit is de belangrijkste stap. Een RevPAR van 90 euro zegt niets. Een RevPAR van 90 euro tegenover 78 euro vorig jaar juni zegt dat je het 15% beter doet. Vergelijken met dezelfde maand vorig jaar haalt het seizoen uit je cijfers.

5. Maak één simpele grafiek. Zet RevPAR per maand in een lijngrafiek, met dit jaar en vorig jaar over elkaar. Eén blik en je ziet of je stijgt of daalt. Meer grafieken heb je niet nodig.

6. Zet een terugkerende afspraak in je agenda. De eerste van elke maand, tien minuten, cijfers van de vorige maand invullen. Zonder vast moment vergeet je het en dan heb je over een jaar een lege spreadsheet.

Wil je het direct goed neerzetten zonder zelf te knutselen, dan helpen we daarbij vanuit marketing voor hotels. De spreadsheet zelf blijft van jou en draait zonder ons verder.

Veelgemaakte fouten

• Alle cijfers willen die je kunt vinden. Een dashboard met 30 getallen is geen dashboard, het is een spreadsheet waar je nooit meer naar kijkt. De kracht zit in de beperking. Vijf cijfers die je elke maand bekijkt verslaan dertig die je één keer invult en daarna negeert.

• Naar één maand kijken in plaats van naar de trend. Eén slechte maand zegt niets. Een dalende RevPAR over drie maanden op rij is een signaal. Kijk altijd naar de laatste drie tot zes maanden, niet naar het laatste getal.

• Vergeten te vergelijken met vorig jaar. Toerisme is seizoensgebonden. Augustus is altijd beter dan november. Zonder vergelijking met dezelfde maand vorig jaar meet je het seizoen, niet je eigen prestatie.

• ADR als enige prijsgetal gebruiken. Een hoge gemiddelde kamerprijs voelt goed, maar verbergt lege kamers. Reken altijd ook RevPAR uit. Hoe je prijs en bezetting samen stuurt staat in revenue management voor een kleine accommodatie.

• Het websitegedeelte vergeten. Hoeveel mensen je site bezoeken en hoeveel daarvan boeken is net zo'n KPI als RevPAR. Koppel je dashboard aan wat er online gebeurt. Hoe je dat meet lees je in conversie meten op je hotelsite en Google Analytics 4 instellen voor je hotelsite.

Wat je nu kunt doen

Open vandaag een lege Google Sheet en zet de vijf kolommen neer: maand, verkochte kamernachten, beschikbare kamernachten, kameromzet, commissie. Vul de afgelopen drie maanden in met cijfers die je al hebt uit je boekingsmodule en je Booking-extranet. Dat is genoeg om de eerste trend te zien.

Daarna voeg je per maand één regel toe. Na een half jaar heb je een lijn die je vertelt of je RevPAR stijgt, of je direct-aandeel groeit en of je kosten per boeking dalen. Dat is precies wat dure dashboard-software ook laat zien, alleen dan zonder abonnement.

De twee cijfers waar je het meest op kunt sturen zijn je direct-aandeel en je kosten per boeking. Stijgt het eerste en daalt het tweede, dan word je minder afhankelijk van Booking en houd je meer over per gast. Wat een verschuiving naar direct je concreet oplevert, reken je door in de besparingscalculator.

Liever dat we samen kijken welke cijfers voor jouw accommodatie het meeste sturen, en hoe je er minder afhankelijk van Booking mee wordt? Dat bespreken we bij marketing voor hotels.