Zelf doen of een hotel-marketingbureau inhuren?

Zelf je marketing doen kost je geen euro, maar wel 4 tot 8 uur per week. Een bureau inhuren kost geld, maar geeft je die uren terug. Dat is de hele afweging, en voor een kleine accommodatie valt hij vaker uit dan je denkt.

Het probleem

Het echte probleem is niet dat je niet weet wat er moet gebeuren. Je weet best dat je Google-profiel actueel moet zijn, dat reviews vragen helpt, dat een boekingsknop op je eigen site boekingen scheelt bij Booking. Het probleem is tijd. Tussen schoonmaken, ontbijt, gasten en de boekhouding past die vier uur social media er gewoon niet bij. Zeker niet in juli.

De voor de hand liggende oplossing is een bureau inhuren. Maar daar zit een tweede probleem: een hotel-marketingbureau (een extern bedrijf dat je online vindbaarheid en boekingen verzorgt) voelt duur en vaag. Je hoort "een traject van zes maanden", "vanaf 1.500 euro per maand", "eerst een strategiesessie". Geen enkele van die zinnen vertelt je wat er concreet gebeurt en wat het oplevert. Voor een ondernemer met 6 kamers klinkt dat als geld dat in een zwart gat verdwijnt.

Zo blijft het bij niks. Je doet het niet zelf omdat je geen tijd hebt, en je huurt niemand in omdat het duur en ongrijpbaar voelt. Ondertussen blijft 72 procent van je boekingen via Booking lopen en gaat de commissie maand na maand van je rekening.

Het helpt om de marketing op te knippen in twee soorten werk, want die vragen om een andere oplossing. Het eerste soort is doorlopend onderhoud: posten op social, reviews vragen, je nieuwsbrief versturen, je Google-profiel actueel houden. Dat kost weinig techniek maar herhaalt zich elke week. Het tweede soort is eenmalige techniek: een boekingsmodule installeren, je site sneller maken, een automatisering opzetten. Dat is lastig, maar je doet het één keer. De fout die de meeste eigenaren maken is dat ze de verkeerde helft aan een bureau geven. Ze betalen elke maand voor het onderhoud dat ze prima zelf kunnen, en blijven worstelen met de techniek die ze beter hadden uitbesteed.

Rekenvoorbeeld

Zet de drie routes naast elkaar voor een B&B met 6 kamers en ongeveer 60 boekingen per maand. De aanname: je betaalt nu rond 1.400 euro per maand aan Booking-commissie (60 boekingen x 130 euro x 18 procent).

De middelste route is voor de meeste kleine accommodaties de slechtste deal: je betaalt elke maand door, ook als je weinig boekingen via dat werk binnenkomen, en je verliest grip op wat er gebeurt. De onderste route is meestal de scherpste. Je laat de eenmalige, technische klus door iemand doen die het in een dag fikst in plaats van jouw vier avonden, en het wekelijkse onderhoud (posten, reviews vragen, mailen) hou je zelf in de hand.

Reken het verschil eens door. Stel de eenmalige techniek kost je 1.000 euro en zorgt dat je directe boekingen van 18 naar 30 procent gaan. Dat zijn bij 60 boekingen per maand 7 extra directe boekingen, waarop je geen 18 procent commissie meer betaalt. Bij 130 euro per nacht is dat ruim 160 euro bespaarde commissie per maand. De investering van 1.000 euro heb je dan binnen zeven maanden terug, en daarna loopt het voordeel door zolang je het onderhoud volhoudt. Een doorlopend bureaucontract van 1.500 euro per maand kost je in diezelfde zeven maanden ruim 10.000 euro, en je moet maar afwachten of het meer oplevert dan dat. Het rekensommetje valt zelden in het voordeel van het dure maandwerk uit voor een accommodatie van jouw schaal.

Stappenplan

De vraag is niet "alles zelf" of "alles uitbesteden", maar: wat hou je zelf en wat geef je weg?

Wat je zelf houdt (herhaalt zich, weinig techniek):

1. Social media posten. Eén keer per week 30 minuten, vaste dag, een paar seizoensfoto's. Niemand kent jouw gasten en omgeving beter dan jij. Een aanpak die je echt volhoudt staat in social media strategie voor je accommodatie.
2. Reviews vragen. Na elk verblijf een kort berichtje. Dit is gratis en het is je sterkste lokale-vindbaarheidsknop.
3. Je Google-profiel actueel houden. Openingstijden, foto's, een reactie op een review. Vijf minuten per week.
4. Je nieuwsbrief versturen. Als je er een hebt: één mail per maand aan terugkerende gasten levert directe boekingen op zonder commissie.

Wat je uitbesteedt (eenmalig, technisch):

1. Een boekingsmodule op je site. De knop waarmee gasten direct bij jou boeken en betalen, zonder via Booking te gaan. Dit is techniek die je één keer goed wilt hebben.
2. Je website sneller en vindbaar maken. De technische kant van lokale SEO (vindbaar zijn in Google Maps en zoekresultaten voor je regio) is werk dat zich niet leent voor avondklussen.
3. Automatiseringen opzetten. Denk aan een automatische review-mail of een bevestiging die zichzelf verstuurt. Eenmalig instellen, daarna draait het. Wat dat oplevert lees je in marketing automatiseren voor een kleine accommodatie.

Waar je op let bij een bureau:

• Vaste prijs vooraf. Geen open uurtarief, geen "we zien wel hoe het loopt". Een afgebakende klus voor een bedrag dat je vooraf weet.
• Concrete acties op papier. Niet een strategie-deck van 40 slides, maar een lijstje: dit installeren we, dat zetten we op, zo ziet het resultaat eruit.
• Geen jaarcontract. Je wilt eruit kunnen stappen als het niet werkt. Een goede partij durft dat aan.
• Bewijs van vergelijkbaar werk. "Wij werken met de top 100 Europese hotels" is niet jouw wereld. "Die B&B in Drenthe zit nu op 28 procent directe boekingen" wel.

Een bredere kijk op alle knoppen die je directe boekingen omhoog krijgen staat in meer directe boekingen: de tactieken op een rij.

Veelgemaakte fouten

• Alles tegelijk willen. Je hoeft niet in één keer een nieuwe site, social, mail en automatisering te regelen. Begin met de boekingsmodule, want die raakt direct je commissie. De rest komt daarna.
• Een maandcontract tekenen voor werk dat eenmalig is. Een boekingsmodule installeren is een klus van een dag, geen abonnement. Betaal je daarvoor elke maand door, dan betaal je voor lucht.
• Zelf aan techniek beginnen 's avonds. De klassieke valkuil: vier uur op een avond worstelen met een plugin en aan het eind is er niks veranderd. Techniek waar je vastloopt besteed je uit, daar verdien je je tijd op terug.
• Een bureau kiezen dat je wereld niet kent. Een partij die alleen met grote ketens werkt, denkt in budgetten en trajecten die niet bij 6 kamers passen. Vraag naar kleine accommodaties.
• Stoppen met het gratis werk. Reviews vragen en je Google-profiel bijhouden kost geen geld en levert het meeste op per bestede minuut. Dat blijf je zelf doen, ook als een bureau de techniek overneemt.

Wat je nu kunt doen

Begin niet met de vraag "wie huur ik in", maar met de vraag "wat kost het me nu". Reken in de besparingscalculator uit hoeveel commissie je maandelijks aan Booking betaalt. Dat bedrag is je meetlat.

Zet daarna de drie kolommen uit het rekenvoorbeeld naast je eigen situatie. Heb je in het laagseizoen tijd en vind je techniek niet erg, dan doe je veel zelf. Loop je in juli over en lukt de techniek niet, dan besteed je de eenmalige klus uit en hou je het wekelijkse onderhoud zelf. Een doorlopend duur maandcontract is voor een accommodatie van jouw schaal zelden de beste keuze.

Wees ook eerlijk tegen jezelf over wat je echt volhoudt. Een nieuwsbrief die je je voornam maar nooit verstuurt levert niks op. Een social-account dat na drie weken stilvalt ook niet. Het werk dat je zelf houdt moet werk zijn dat je daadwerkelijk elke week 30 minuten kunt doen, geen plan dat goed klinkt op papier. Lukt dat niet, dan is dat geen schande, maar dan is het wel een teken dat juist dat stuk beter bij iemand anders ligt. Het doel is niet "zo veel mogelijk zelf doen" of "alles uitbesteden", maar dat het werk daadwerkelijk gebeurt en dat het je meer oplevert dan het kost.

Wil je dat iemand de eenmalige techniek voor jouw accommodatie regelt, tegen een vaste prijs en zonder jaarcontract? Dat is precies wat we doen bij marketing voor hotels en B&B's. Geen strategie-traject, maar concrete acties met een prijs die je vooraf kent.